關于公司各項公章使用管理制度

關于公司各項公章使用管理制度

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一、公章使用管理制度

1、公章由企業總經理指定專人負責管理，并掌握使用。使用公章一律登記，要由經辦人簽字。

2、以公司名義上報、外送、下發的文件、資料、報表等，經總經理審閱批準后方可加蓋公章并嚴格登記手續。

3、企業公章不外借，主管人不在時由總經理指定人代管，雙方做好交接手續。

4、企業員工因取款、取物、掛失、駕駛員辦證等，需用單位介紹信，由總經理批準并嚴格登記手續。

5、任何人不得以任何借口要求在空白書面上加蓋公章。

6、凡私蓋公章或利用公章舞弊者，一經發現給予嚴厲懲處。

二、合同章使用管理制度

1、合同專用章由財務部專人保管，任何部門、人員不得借用、代用合同章，違反規定造成的后果，由印章保管人負責;發生遺失，應及時報告處理。

2、凡在授權范圍內洽談的合同，經總經理同意方可成立。經法定代表人或法人代表審核、簽字后，在財務部蓋章，并嚴格按照登記手續進行登記備案。

3、未經總經理批準，沒有法定代表人或法人代表審核、簽字或者空白合同上不得加蓋合同專用章，否則由當事人承擔一切經濟損失，并追究其刑事責任。

4、凡私蓋合同專用章或利用合同專用章營私舞弊者，一經發現給予嚴厲懲處。

三、財務專用章、法人章使用管理制度

1、財務專用章和法人章要由財務負責人負責保管并掌握使用。

2、財務專用章和法人章不能交給銀行出納員自行保管和使用。

3、除正常的財務需要用財務專用章和法人章外，其他事項需用必須經過財務負責人報請公司總經理批準并征得法人本人同意后方可使用并嚴格登記手續。凡私蓋章者一經發現給予嚴厲懲處。

4、任何人不得以任何借口在空白書面上加蓋財務專用章和法人章。

四、現金、銀行、轉帳收(付)訖章使用管理制度

1、現金、銀行、轉帳收(付)訖章由出納員負責保管并掌握使用。

2、現金、銀行、轉帳收(付)訖章只有在現金、銀行、轉帳收訖或付訖時使用。

3、不得在空白書面上加蓋現金、銀行收(付)訖章，一經發現，嚴厲懲處并承擔經濟損失。

五、發票專用章使用管理制度

發票專用章由會計人員負責保管并掌握使用，發票專用章用于加蓋增值稅專用發票，財務部門在收到貨款，驗證購貨方“一般納稅人資格證書”后給其開具增值稅專用發票并蓋發票專用章。

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小知識：公章使用不當可能導致的法律后果

單位主體，包括公司等法人主體以及非法人單位，在對外交往中離不開印章。可以說，在與外界發生法律關系的過程中，印章起著在形式上代表單位意志的作用。

無論日常的交往，還是法院對糾紛的審查判斷中，依據蓋章認定有關文件的效力進而確定有關權利義務的歸屬已經成為一個常識。但每個單位都備有不止一個印章，如企業法人往往備有公章、法人章、財務專用章、合同專用章、發票專用章等。企業印章代表著企業全部或某方面的意志，不正確使用可能會給企業帶來巨大的損失。

因公司對公章管理不善，導致公章不當使用的情況如下：

(1)借用行為，即借用公司的合同專用章或者蓋有公章的空白合同書，以公司名義簽訂合同，給對方造成經濟損失，公司應承擔賠償責任，但有證據證明被害人明知簽訂合同對方當事人是借用行為，仍與之簽訂合同的除外。

(2)盜竊、盜用行為，即盜竊、盜用公司公章、蓋有公章的空白合同書，或私刻公司公章簽訂經濟合同，單位有明顯過錯，且該過錯行為與被害人的經濟損失之間有因果關系的，公司對該經濟損失應當承擔賠償責任，否則，公司不承擔責任。

(3)滯后管理行為，即公司承包、租賃合同期滿后，已經按規定辦理了法定代表人的變更登記，但未采取有效措施收回其持有的公章、蓋有公章的空白合同書，使原承包人、租賃人得以用原承包、租賃公司的名義訂立經濟合同，公司對被害方的經濟損失，應承擔賠償責任。

公司聘用的人員被解聘后，或受單位委托保管公章的人員被解除委托后，公司未及時收回其公章，行為人擅自利用保留的公司公章簽訂經濟合同，如果給被害人造成經濟損失的，公司應承擔賠償責任。

在上述情況下，對公章負有保管義務的人員，應當依據公司內部管理制度承擔責任。除管理不善外，因遭受脅迫、欺詐、或趁人之危等非難，或因重大誤解，或簽訂合同時顯失公平的情勢而加蓋公章的行為，是違反公司真實意思表示的行為，依據中國合同法第54條規定，屬于可變更或撤銷的行為，公司可行使變更權或撤銷權，從而阻卻公章的效力。但此種情況下，公司應承擔提出證據證明加蓋公章的行為屬于違反公司真實意思表示的責任，而且，變更權或撤銷權的行使必須通過訴訟程序，而不能自行行使。對公司陷入非難境地負有責任的高管人員，應當依據公司內部管理制度承擔責任。

1、公司合同僅有法人簽字沒有加蓋公章的效力認定

一般情況下是有效的。特殊情況是有約定合同生效需簽字并蓋章。《合同法》第三十二條規定：當事人采用合同書形式訂立合同的，自雙方當事人簽字或者蓋章時合同成立。因為法定代表人以公司名義從事民事活動時代表公司，因此僅有法定代表人簽字也能使合同成立生效。同理，雖然沒有加蓋公章，但如果在合同上簽字的人得到了公司相應的授權，那么合同一樣是有效的。

2、公章外借私下所簽的合同效力認定

這種行為也是有效的。公司作為獨立的企業法人，公司印章是其對外進行活動的有形代表和法律憑證，公司負責人或其他管理人員，經過公司授權后，只是印章暫時的持有者和保管者，其行使公司印章所產生的權利義務，應由該公司來承擔責任，而不應由持有者或保管者承擔責任。公司自愿將公司印章外借他人使用，應視為公司授權他人使用公司印章，該印章所產生的權利義務關系應由該公司承擔。因此，公章外借他人使用并私下簽訂的擔保合同有效，公司需要承擔擔保責任的。

3、違反章程約定的公章規則所簽訂的合同效力認定

公司章程可以約定印章的使用規則，但由于章程僅對內有約束力，如果相對人是善意的，即使印章的使用違反章程，合同也有效。但是，違反章程使用公章損害公司利益的人需要對公司承擔賠償責任。

4、合同上加蓋分公司的印章的效力認定

分公司雖然沒有獨立法人地位，但分公司也領取營業執照，能夠成為民事訴訟的被告，因此在合同上加蓋分公司的印章，一般也認定合同有效，相關的民事責任由總公司承擔。

5、公司日常運營中印章存在的風險

(1)他人使用假冒的印章;